•
начинаем точно в указанное время: кто готов ждать однажды, будет ждать
всегда. Необходимо предусмотреть и устранить все факторы, мешающие точному
соблюдению временных рамок – это определяет культуру менеджмента;
•
подчиняемся самодисциплине и требуем того же от всех участников; на-
значаем ответственного за соблюдение регламента;
•
используем возможности визуализации – доска, кодоскоп, проектор, пла-
кат; обсуждаемые темы должны быть зримо представлены всем участникам
обсуждения;
•
осуществляем последовательное управление ходом конференции (сове-
щания): возвращаем дискуссию в русло запланированной темы и направляем ее
на достижение поставленной цели;
•
определяем ответственных за выполнение и назначаем его сроки: кто что
делает и когда;
•
составляем план последующих мероприятий и результативный протокол:
все необходимые документы могут быть фотокопированы и розданы участникам.
Правильное протоколирование конференций – верное средство против
человеческой забывчивости и в случаях споров о компетенции.
Язык протокола сух и конкретен. В нем каждый найдет ответ на 4 вопро-
са:
Кто? Когда? Что?
и
Где?
Должно быть четко указано:
о Чем? –
шла речь;
Когда?
– все это состоялось;
Кто?
– принимал в этом участие (имена распола-
гаются либо в алфавитном порядке, либо по принципу иерархии, но имя пред-
седателя совещания или конференции всегда стоит на первом месте) и, по не-
обходимости,
Где?
– состоялось совещание. Применяется как форма первого,
так и третьего лица. Особо важные моменты целесообразно выделить жирным
шрифтом или курсивом. Исследованиями установлено, что полужирный шрифт
читается легче, чем курсив. Имена тех, кому поручено исполнение, можно вы-
нести на поля, выделить сроки исполнения. И последняя рекомендация: прото-
кол должен составляться сразу после заседания. Чем свежее воспоминания, тем
действенней будет «работать» протокол.
10 законов для составления грамотного протокола
1.
Перед заседанием основательно изучить повестку дня. По необходи-
мости разыскать информацию, раскрывающую суть проблем, перечитать пред-
шествующие протоколы.
2.
Вычленить главное, отсечь второстепенное.
3.
Выделить основные направления дискуссии, позаботиться о логиче-
ской структуре содержания.
4.
При неточностях восприятия или понимания уточнить в перерыве или
сразу после заседания.
5.
Обратить внимание на полноту начала протокола: Кто? Когда? Что? Где?
47
