тельности и менеджменту. Новые книги и периодические издания по пробле-
мам современного бюро и менеджмента должны быть непременно в каждом
секретариате.
6. Сбор информации. Хорошо информированные секретари знают, что
интересует их шефов. Им должно быть поручено собирать и доводить до сведе-
ния шефа информацию о рынках, конкурентах, ценах и прочем, черпая их из
средств массовой информации. В идеале секретариат должен работать как экс-
клюзивный банк данных, обеспечивающий шефу широкое информационное
пространство и освобождающий его время для работы с важными информаци-
онными справочниками.
Как выбрать хорошего секретаря?
1. Стиль работы. Насколько организованна претендентка? Проверьте,
правильно ли она определяет приоритеты? Делает ли она какие-либо записи во
время вашей беседы? Плохо, если дама утверждает: «Я всё запомню!»
2. Мотивация. Почему претендентка выбрала профессию секретаря? Для
многих любая профессия означает, прежде всего, решение материальных проблем.
3. Психологическая упругость. Сколько неприятностей и волнений может
выдержать Ваш будущий секретарь без ущерба для дела? Разумеется, в одной
беседе нельзя исчерпывающе и точно ответить на этот вопрос. Ограничьтесь
вопросами типа:
«Сколько телефонных звонков в день Вы можете выдержать?»
«Какие телефонные звонки Вы переадресуете мне лично?»
«Какие пути решения проблемы Вы можете предложить своему шефу?»
«Что Вы делаете совершенно самостоятельно в бюро?»
4. Восприимчивость. Способна ли она выдержать критику? Вы можете
узнать это, задав ей следующий вопрос: «Какой будет Ваша реакция, если Вы
считаете, что хорошо выполнили свою работу, а я Вас критикую?»
5. Готовность к внеурочной работе. Чем занимается претендентка в сво-
бодное от работы время? Если она постоянно посещает спортивный клуб, заня-
тия шейпингом, аэробикой и т. п. или ходит на тренировки по теннису несколь-
ко раз в неделю, то вряд ли она будет в состоянии остаться после работы и по-
мочь Вам в решении вдруг возникших проблем.
6. Гибкость. Что произойдёт, если структура её рабочего дня будет полно-
стью разрушена? Попросите претендентку описать, как она будет реагировать в
стрессовой ситуации дома. К примеру, она варит кофе, а тут вдруг звонит теле-
фон, кто-то барабанит в дверь, а её ребёнок /собака/ разбил цветочную вазу?
7.
Темперамент и обаяние. Оцените, как дама оделась для беседы с Вами?
Лучше всего, если она одета скромно, ненавязчиво, но всё же модно или в
спортивном стиле. Будьте осторожны с претендентками, одетыми вызывающе.
Это свидетельствует скорее о нежелании продуктивно работать.
44
