6.
Отражать в протоколе объективную реальность, свободную от собст-
венных оценок, применять конкретные, краткие формулировки.
7.
Использовать форму настоящего времени, прямую или косвенную речь.
8.
Выделить основные высказывания.
9.
Обеспечить наличие в конце протокола подписей председателя, секре-
таря, ответственных.
10.Составлять протокол непосредственно после заседания или, по край-
ней мере, его черновик.
Сухой язык протокола
Считается, что современный деловой язык должен быть избавлен от
«лишних» слов – это ненужный балласт, лишняя трата времени обеих взаимо-
действующих сторон. «По-деловому, коротко и ясно» – вот девиз современной
корреспонденции. Однако следует различать информативные тексты и тексты,
призванные оказать какое-либо влияние на читателя.
Чистая информация.
Сугубо информативные тексты сообщают знание.
При их составлении рекомендуется использовать строго деловой официальный
язык. Формулировки должны быть короткими и понятными.
Примеры.
Сообщение.
Неправильно
:
«В ходе дискуссии по обозначенной теме кли-
ент решил отклонить предложение».
Правильно:
«Клиент отклонил предложение».
Документация.
Неправильно
:
«Заказанный нами копировальный аппарат
был поставлен фирмой Х, получившей от нас соответствующий заказ, в огово-
ренные сроки, а именно: 5 января 2001 г.»
Правильно
: «Копировальный аппарат был поставлен фирмойХ 5 января 2001 г.»
Статистическая оценка.
Неправильно
: «В июле, который отличается исключительно большим ко-
личеством осадков, зафиксированы исключительно низкие температуры: очень
редко столбик термометра поднимался выше 18 градусов по Цельсию».
Правильно:
«Среднемесячная температура в дождливом июле 2000 года
– 18 градусов Цельсия».
Протокол.
Неправильно
:
«Председатель приветствует участников и сразу
переходит в первому вопросу повестки дня».
Правильно
: Уберите вообще это предложение! Само собой разумеется,
что заседание начинается с приветствия, а потом сразу переходят к первому во-
просу повестки.
Каждый текст информирует. Но есть тексты, которые, наряду с информа-
тивной, имеют еще одну цель: побудить читателя к определенному действию.
Это такие тексты, как:
•
письма;
•
рекламные тексты;
•
предписания;
48
