Экономия времени шефа.
Шефу необходимо больше времени для интеллектуальной деятельности.
Когда он тратит 10 минут на то, часок на это, он не использует полностью свой
умственный потенциал. Тому, кто думает, обрабатывает информацию, делает
выводы, расставляет приоритеты и в конечном итоге принимает решение, нуж-
на ясная голова и кто-нибудь, кто обеспечивал бы его тылы. А именно – секре-
тарь. Хорошо сработавшийся тандем «шеф-секретарь» сообща организует своё
рабочее время. Высшим пилотажем в этом случае является ограничение рабо-
чего дня до нормальных восьми часов, а в этом плотном графике даже нахож-
дение возможностей для разгрузки и непредвиденных событий.
Технология тайм-менеджмента: помощь секретаря
Утреннее совещание. Ежедневно в одно и то же время обсуждайте со сво-
им секретарём, что предстоит сделать за день. Это совещание должно стать
привычным ритуалом, который не может быть отменён или перенесён на дру-
гое время. Только так можно заставить секретаря быть в курсе всех событий,
отсечь неважное от важного.
1. Определение приоритетов. Тем самым Вы устанавливаете сроки для
самого важного в Вашей деятельности. Вы должны чётко указать Вашему сек-
ретарю, что именно имеет для Вас первостепенное значение. Только так Вам
удастся заставить секретаря провести необходимые телефонные переговоры,
быстро найти нужные документы и в случае Вашего отсутствия действовать в
присущем Вам ключе.
2. Делегирование рутинных дел. Шефы слишком мало разгружают себя.
Хороший секретарь может взять на себя работу с корреспонденцией и после
краткого устного доклада Вам сформулировать и отправить адресатам всю не-
обходимую информацию. Это освобождает Вам время, которое Вы неизбежно
затратили бы на диктовку и изучение почты, что составляет половину рабочего
дня в неделю и даже больше.
3. Поощрение самодеятельности. Секретарь должна быть пунктом сбора ин-
формации обо всех возможных контактах шефа. Она регистрирует желание со-
трудников или клиентов о личной встрече с шефом, заявленные по телефону или
лично, определяет степень их срочности и назначает сроки. Она следит за посту-
пающей документацией из всех подразделений фирмы и имеет право сделать выго-
вор за опоздание. Её взвешенная менеджерская деятельность по отношению к бу-
магам и персоналу экономит шефу, по меньшей мере, один час в день.
4. Создание блочной структуры в работе. Золотое правило планирования
времени гласит: «Не скакать взад-вперёд от одной деятельности к другой. Оп-
ределять блоки во времени: например, дважды по часу ведение телефонных пе-
реговоров, один час на корреспонденцию». Это касается и организации дея-
тельности секретаря. Итак: в начале рабочего дня затребовать необходимые бу-
маги, а не требовать их каждые 5 минут или давать небольшие поручения. Хо-
рошая организация работы бюро экономит менеджеру до 10% времени.
5. Форсировать переподготовку. Посылайте своего секретаря на презента-
ции производителей компьютеров, на семинары по организации офисной дея-
43
