Совещания поглощают не только время, они стоят немалых денег. Они
проводятся слишком часто, долго и мало эффективны. Перечислим по пунктам
негативы:
•
недостаточная подготовка;
•
неясные цели;
•
неполная информированность;
•
слишком длинный «предпусковой период»;
•
слишком длинные монологи;
•
многословие;
•
отклонения от темы;
•
дискуссии о мелочах, не имеющих отношения к делу;
•
«копание» в деталях;
•
скрытая борьба за власть;
•
недостаточное обеспечение результатов [100].
Решение проблемы неэффективных совещаний – в последовательном це-
леполагании, планировании, руководстве и контроле полезного использованием
времени, а также в применении современной оргтехники: телекоммуникация
для проведения конференций с мест или система «видеоконференция». Ясные и
точно сформулированные цели, исключающие двоякое толкование, предвари-
тельное информирование всех участников, безупречное обеспечение организа-
ционных вопросов (техника, помещение), оптимальные временные рамки (60 -
90 минут; на более длительных конференциях – перерывы) – все это поможет
Вам подготовить и провести любые совещания с достижением желаемого ре-
зультата и с наименьшими морально-временными затратами.
Вы можете руководствоваться при этом четырехэтапной моделью:
1-й этап: информация = определение проблемы и формулирование целей;
2-й этап: креативность = анализ проблем и поиск решений;
3-й этап: оценивание = сбор и обсуждение поступивших предложений;
4-й этап: решение = принятие решения и плана работы по его реализации.
Если «развернуть» эту модель более подробно, то получим следующий
список последовательных действий по организации и проведению как внутрен-
них, так и внешних совещаний:
•
в зависимости от вида предстоящего совещания (информационное, со-
званное для решения проблемы или принятия решения) определяем точную и
конкретную цель;
•
обеспечиваем хорошую организацию с помощью отбора технических
средств, помещения для проведения, определения регламента начала и конца
конференции и отдельных выступлений;
•
предварительно информируем всех участников: повестка дня, содержание
обсуждаемых вопросов, примерный регламент;
•
устанавливаем временные рамки: оптимальная продолжительность кон-
ференции (совещания) не должна превышать 90 минут;
46
